Различни видове системи за контрол на работното време са интегрирани и функционират в много търговски, производствени и административни организации с голяма численост на персонала, където е невъзможно да се извърши друг вид контрол над работата и присъствието на всяко наето лице. Присъствието на този тип системи за контрол на достъпа навсякъде, където се търси отчетност на работата на служителите е въпрос на време. Броят на фирмите и администрациите , използващи подобен тип система за събиране на информация се увеличава с всеки изминал ден.
Какво представлява една система за контрол на работно време?
Системите за отчитане дейността на служителите са различни като мащаб и принцип на действие, но най-общо, всички те представляват мрежа от електронни устройства, чрез които всеки служител чрез електронна карта или чип отчита своето пристигане и напускане на работното място. По този начин е възможно проследяването на ефективността на всеки член на персонала и в същото време, самото наличие на една подобна система подобрява дисциплината и ефективността на наетите лица.
Най-важният компонент от всяка система за контрол на работното време е софтуерът, който позволява данните да бъдат събирани на принцип, който е най-подходящ за конкретната организация. С интегрирането на една подобна система се улеснява максимално управлението на човешкия ресурс при работа на смени и графици. Софтуерът позволява предварително програмиране спрямо нуждите на всяка организация и след инсталиране работи напълно автоматично, като в същото време позволява и текущи настройки при промяна в работните графици.
Кои са плюсовете на една такава система?
Интеграцията на различните системи за контрол на работното време носи единствено предимства на организациите, въвели подобен тип електронна отчетност. Едва ли някой би могъл да посочи какъвто и да е негатив на системата, освен разбира се служителите, които вече не могат да закъсняват за работа или да си тръгват по-рано без някой да забележи.
Ето някои от основните предимства на системите за контрол на работното време:
Ежедневен контрол над работата на служителите
Това е основното предназначение на софтуера и негово най-голямо предимство. Системата позволява да се проследи дали се спазват графиците и работното време от всеки един служител, като софтуертът предлага три групи справки: ‘’ Закъснели служители’’, ‘’Отсъстващи служители’’ и ‘’Движение на служителите’’. Всяко наето лице разполага с лична идентификационна карта, с която се регистрира при преминаване на входовете и изходите на сградата, както и при преминаване в обособени сектори и отдели, в случай че има такива.
Позволява оптимизация на заплащането
Системите за контрол на работното време позволяват да се оптимизира заплащането на служителите спрямо извършената от тях работа. На база изработени часове, всеки служител ще получи това, което реално му се полага, особено на места, където е в сила почасовото заплащане. С помощта на прецизното отчитане могат да се отпускат бонуси за извънреден труд или да се налагат парични санкции при закъснения и отсъствия.
Подобряване на работния процес в структурата
Една система за контрол на работното време е най-добрият начин да се подобри работния процес в една стопанска или административна структура. Ръководството има възможност да проследява информацията на база йерархия, като данните са структурирани на три различни нива – общи показатели за организацията, показатели по отдели и персонални показатели за всеки отделен служител. Системата позволява автоматизирано подаване на информацията към ръководните органи – ТРЗ, счетоводен отдел, преки ръководители и т.н.
